So schreiben Sie eine Pressemitteilung für Ihren Verein

Hilfreiche Tipps, Aufbau und Mustervorlage für Ihre Vereins-Pressemeldung

Sie haben die Aufgabe, für Ihren Verein eine Pressemitteilung zu schreiben und wissen nicht genau, wie Sie starten sollen? Wir erklären Ihnen, wie Sie eine professionelle Pressemitteilung formulieren, welche formellen Angaben wichtig sind und geben Ihnen eine Mustervorlage mit an die Hand.

Frau schreibt Pressemitteilung für Verein am Laptop.

Pressemitteilung für den Verein schreiben: Kurz erklärt

  • Die Pressemeldung muss für die Zeitungsleser und nicht nur Vereinsmitglieder interessant sein.
  • Eine Pressemitteilung sollte immer vormittags und vor Redaktionsschluss verschickt werden.
  • Der Aufbau einer Pressemitteilung ist immer gleich, unser Muster dient Ihnen als Vorlage.
  • Ihre Pressemitteilung sollte nicht länger als eine Seite sein und nur die wichtigsten, aber nicht alle Informationen enthalten.
  • Die Grundlagen für die Pressearbeit im Verein erhalten Sie in unserem Artikel „Pressearbeit für Vereine“.
  • Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen genau, wie Sie eine gute Pressemitteilung für Ihren Verein schreiben und wann Sie die Pressemeldung verschicken sollten:

    Anleitung: So schreiben Sie eine gute Vereinspressemeldung

    Was muss eine Pressemeldung enthalten, wie ist sie aufgebaut und wie lang darf der Text maximal sein? Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, erklären wir Ihnen die wichtigsten Regeln.

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    Formelle Informationen in der Pressemitteilung

    Jede Pressemitteilung muss formelle Informationen enthalten. Ohne sie kann der Redakteur Ihren Pressetext nicht bearbeiten. Am Anfang Ihrer Mail sollten deshalb folgende Informationen stehen:

  • Anzahl der Zeichen der Pressemitteilung (inkl. Leerzeichen)
  • Ihr Name und Ihre Kontaktdaten für Rückfragen
  • Adresse der Vereins-Website
  • Angaben zu Anlagen oder Downloadmöglichkeiten von Bildern
  • Wie lang darf eine Pressemitteilung sein?

    Mit den formellen Angaben sollte Ihre Pressemitteilung maximal eine Seite lang sein. In Ausnahmen können es auch zwei Seiten sein.

    Denken Sie daran, dass Sie Ihr Thema nie vollständig in einer Pressemitteilung erläutern können. Sie soll auf das Thema aufmerksam machen und die wichtigsten Informationen liefern. Ausführliche Infos können Sie zum Beispiel auf Ihrer Vereins-Website bieten.

    Mann schreibt Vereins-Pressemeldung am Laptop.
    Schreiben Sie Ihre Vereins-Pressemeldung nach der Regel „KISS“: Keep it short and simple.

    Unsere 5 Tipps helfen Ihnen, eine kurze Pressemitteilung zu schreiben:

    Tipp 1: Fakten sammeln

    Sammeln Sie alle Fakten, die Sie in der Pressemeldung nennen möchten. Sortieren Sie sie nach Wichtigkeit. Nennen Sie im Text zuerst die wichtigsten Fakten und verzichten sie auf die unwichtigsten Fakten, wenn die Pressemeldung zu lang wird. So vermeiden Sie es auch, Fakten doppelt zu nennen.

    Tipp 2: Abkürzungen verwenden

    Schreiben Sie lange Begriffe nur einmal aus und setzen Sie die Abkürzung in Klammern dahinter. Verwenden Sie dann nur noch die Abkürzung. Auch bei Namen ist es ausreichend, wenn Sie Vor- oder Nachnamen mit einem Buchstaben abkürzen (zum Beispiel: T. Meyer).

    Tipp 3: Füllwörter vermeiden

    Lesen Sie den fertigen Text und streichen Sie zum Schluss alle Füllwörter.

    Tipp 4: Sätze kürzen

    Lesen Sie den fertigen Text erneut durch und versuchen Sie, gezielt Sätze zu kürzen. Manchmal doppeln sich Aussagen, die sie am Ende streichen können.

    Tipp 5: Synonyme verwenden

    Haben Sie besonders lange Wörter verwendet? Vielleicht gibt es kürzere Synonyme, die Sie verwenden können.

    Wie ist eine Pressemitteilung aufgebaut?

    Jede Pressemitteilung ist gleich aufgebaut und besteht aus:

  • Überschrift
  • Subheadline
  • Ort und Datum
  • Lead
  • Mittelteil
  • Boilerplate
  • Im Folgenden erhalten Sie wichtige Tipps, wie Sie die einzelnen Bauteile der Pressemeldung richtig formulieren.

    Aufbau einer Pressemeldung für Vereine.
    Unsere Mustervorlage für eine Vereins-Pressemeldung finden Sie unten zum kostenlosen Download.

    Die Subheadline ergänzt Ihre Überschrift inhaltlich, darf aber keine doppelten Informationen enthalten. Schicken Sie Ihre Pressemitteilung an eine Onlineredaktion, erkundigen Sie sich vorab, ob eine Subheadline verwendet wird.

    Überschrift & Subheadline

    In Überschrift und Subheadline beantworten Sie die Frage: Wer macht was und warum? Wichtig ist, dass die Überschrift den spannendsten Fakt für den Leser enthält. Das muss nicht immer die wichtigste Aussage Ihrer Pressemeldung sein, denn wichtig ist nur, dass Redakteur und Leser neugierig werden.

    Beachten Sie außerdem:

  • Die Überschrift umfasst circa 30 bis 40 Zeichen.
  • Verwenden Sie aktive Verben.
  • Zahlen stärken die Überschrift.
  • Ort und Datum

    Vor dem Lead müssen immer der Ort und das Datum stehen, wann Sie die Pressemeldung verfasst haben, zum Beispiel „Musterstadt, 14.01.2020“.

    Lead

    Im Lead, auch Teaser oder Einleitung genannt, nennen Sie die relevantesten Fakten. Der Lead sollte drei bis vier Sätze lang sein und keine Informationen aus der Überschrift und Subheadline enthalten.

    Die folgenden W-Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung:

  • Wer hat was getan?
  • Was hat er getan?
  • Wo hat er es getan?
  • Wann hat er es getan?
  • Wie hat er es getan?
  • Mittelteil

    Im Mittelteil bieten Sie den Lesern

  • interessante Details
  • Hintergrundinformationen
  • Zahlen
  • Zitate beziehungsweise Quellen.

  • Wiederholen Sie nicht die Informationen aus dem Lead, sondern vertiefen Sie die Infos.

    Beantworten Sie dazu die Fragen:

  • Warum hat er es getan?
  • Woher stammt die Information?
  • Boilerplate

    Die Boilerplate, auch Abbinder genannt, formulieren Sie einmal und stellen den Textblock ans Ende jeder Pressemitteilung. Boilerplates enthalten die wichtigsten Fakten über Ihren Verein, die den Redakteur informieren und die er verwenden kann. Folgende Informationen können Sie in der Boilerplate nennen:

  • Name und Rechtsform des Vereins
  • Sitz des Vereinsheims
  • Gründungsdatum
  • Sportangebot
  • Spezialisierung oder Besonderheiten
  • Zahl der Vereinsmitglieder
  • Zahl der (ehrenamtlichen) Mitarbeiter
  • Auszeichnungen
  • Referenzen
  • Website

  • Achten Sie darauf, dass Ihre Boilerplate aktuell ist und fünf bis zehn Zeilen nicht überschreitet.

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    So könnte Ihre Boilerplate beispielsweise aussehen:

    Der Verein SV Musterstadt e.V. mit Hauptsitz in Musterstadt bietet seinen 2.000 Mitgliedern ein umfangreiches Angebot aus den Bereichen Ballsport, Wassersport und Wintersport. Gemeinsam mit unseren 100 ehrenamtlichen Mitarbeitern möchten wir allen Menschen den Zugang zu Sport ermöglichen – von Kindern mit Migrationshintergrund über berufstätige Erwachsene bis zu Senioren. Im Jahr 2018 wurden wir mit dem Preis XY ausgezeichnet. Für weitere Informationen besuchen Sie gerne unsere Website www.sv-musterstadt.de.

    Muster: Pressemitteilung zum Download

    Wir haben Ihnen ein Muster mit den wichtigsten Hinweisen erstellt, in dem Sie Ihre Vereinspressemeldung schreiben können. Dafür müssen Sie nur das Worddokument herunterladen und ausfüllen.

    » Muster-Pressemitteilung kostenlos herunterladen

    Zu welchem Anlass kann ich eine Pressemitteilung schreiben?

    Mann liest Pressemeldung von Verein in Zeitung.
    Eine Pressemeldung muss immer für die Zeitungsleser relevant sein, nicht nur für den Verein.

    Eine Pressemitteilung ist angebracht, wenn Ihre Information für die Leser des Mediums interessant ist und nicht nur für Vereinsmitglieder.

    Sie können sich dafür folgende Fragen stellen:

  • Löst die Pressemitteilung ein Problem der Leser?
  • Hilft die Information den Lesern weiter?
  • Ist die Information für die Leser wichtig?
  • Interessante Themen können zum Beispiel sein:

  • Veranstaltungen, Ausstellungen oder Vorträge
  • Ankündigung neuer Projekte oder Sportarten
  • Standpunkte zu bestimmten Diskussionen oder Themen
  • Wie häufig sollte ich eine Pressemitteilung herausgeben?

    Als Verein können Sie pro Jahr circa sechs Pressemeldungen schreiben, so viele Mitteilungen ist ein Medium in der Regel bereit zu veröffentlichen. Natürlich nur, wenn Sie etwas Interessantes zu berichten haben.

    Denken Sie daran, dass Sie eine Pressemitteilung niemals nur zur Werbung verschicken sollten, sondern, wenn Sie Interessantes zu berichten haben. Möchten Sie Werbung für Ihren Verein machen, bietet Ihnen der Artikel „Vereinsmarketing: Infos, Tipps & Ideen“ Unterstützung.

    Wichtig: Eine Pressemitteilung ist nur ein Vorschlag für den Journalisten. Er ist aber nicht dazu verpflichtet, darüber zu berichten oder sie Wort für Wort wiederzugeben.

    Wie und wann die Pressemeldung verschickt wird

    Pressemeldungen werden heutzutage per E-Mail verschickt. Durch die teils große Flut an E-Mails, die ein Redakteur täglich erhält, ist auch der Zeitpunkt für den Versand Ihrer Pressemitteilung entscheidend. Achten Sie außerdem darauf, die Pressemeldung immer direkt an einen Journalisten zu schicken, wenn Sie den richtigen Kontakt haben. Eine E-Mail an den gesamten Verlag wird vermutlich untergehen.

    Wann ist der richtige Zeitpunkt, eine Pressemeldung zu versenden?

    Pressemitteilung von Verein wird gedruckt.
    In Ihrem Presseverteiler sollten Sie bei jedem Kontakt den Redaktionsschluss des Verlags notieren.

    Beim Versandzeitpunkt Ihrer Pressemeldung sollten Sie Folgendes beachten:

  • Redaktionsschluss
  • Versand am Vormittag
  • Zeiten mit geringer Konkurrenz (Sommerloch)
  • Der Redaktionsschluss ist der Zeitpunkt, zu dem der Redakteur seine Arbeit beendet und an die Druckerei oder den Schlussredakteur zur Überprüfung weitergibt. Der Redaktionsschluss steht in der Regel in den Mediadaten des Verlags. Ist das nicht der Fall, können Sie jederzeit nachfragen.

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    Bei Tageszeitungen ist der Redaktionsschluss meist am späten Nachmittag für den nächsten oder übernächsten Tag. Versenden Sie die Pressemitteilung am Vormittag, hat der Redakteur ausreichend Zeit, sie zu bearbeiten. Bei Fach- oder Monatsmedien und saisonalen Themen (Weihnachten) ist der Redaktionsschluss in der Regel mehrere Wochen oder Monate im Voraus.

    Wichtig: Ihre Pressemitteilung muss immer aktuell sein. Ist das Thema in ein paar Wochen uninteressant, wenden Sie sich an ein tagesaktuelles Medium.

    Ein günstiger Zeitpunkt für eine Pressemitteilung sind auch Zeiten mit geringer Konkurrenz (zum Beispiel im Sommerloch).

    Versand per Mail: Was muss ich beachten?

    Frau verschickt Pressemeldung per Mail am Laptop.
    Die Mail mit Ihrer Pressemitteilung sollte aus der Masse hervorstechen.

    Beim Versand Ihrer Vereins-Pressemitteilung sollten Sie die folgende sechs Punkte beachten:

    #1: Aussagekräftige Absenderadresse

    Es muss hervorgehen, von welchem Verein Ihre E-Mail stammt. Nutzen Sie keine private E-Mail-Adresse, sondern immer eine Vereinsadresse, zum Beispiel „vornamenachname@sv-musterstadt.de“.

    #2: Eindeutiger Betreff

    Der Redakteur entscheidet anhand des Betreffs, ob er die Mail öffnet. Dieser sollte deshalb immer Ihr Anliegen und das Thema enthalten. Machen Sie dem Journalisten ein Angebot und zwingen Sie ihm nicht ein Thema auf. Zum Beispiel „Themenvorschlag: Sportangebot für Berufstätige beim SV Musterstadt“.

    #3: Keine Massenmails

    Persönlich adressierte E-Mails werden von Redakteuren als wertvoller und relevanter eingestuft. Möchten Sie trotzdem eine Massenmail verschicken, achten Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen darauf, die Empfänger in „BCC“ zu setzen. So kann keiner der Empfänger die Mailadressen der anderen sehen. Als direkten Empfänger können Sie eine vereinsinterne Adresse angeben.

    #4 Keine Anhänge, wenn möglich

    Anhänge werden aus Angst vor Viren zum Teil nicht geöffnet. Stellen Sie deshalb Bilder oder Videos immer als Downloadlink auf Ihrer Website oder einer anderen Plattform (zum Beispiel Dropbox oder WeTransfer) zur Verfügung. Benennen Sie außerdem alle Dateien informativ, zum Beispiel „vereinsname_pm_thema_kurze-bildbeschreibung.jpg“ („pm“ steht für Pressemitteilung). Die Bilder sollten zwei bis drei Megabyte nicht übersteigen.

    #5 Pressemitteilung direkt einfügen

    Kopieren Sie die Pressemitteilung direkt als Text in die Mail. So kann der Journalist sofort erkennen, ob die Pressemitteilung relevant ist. Zusätzlich sollten Sie den Pressetext als PDF zum Herunterladen bereitstellen.

    #6 Keine Formatierungen & HTML-Mails

    Schreiben Sie die Mitteilung im Fließtext (keine Zeilenumbrüche) und gliedern Sie den Text ausschließlich durch Überschriften, Absätze und Aufzählungen. Verzichten Sie auf HTML-formatierte Mails, da diese schneller als Spam markiert oder falsch angezeigt werden. So kann der Redakteur den Text einfach kopieren und weiterverarbeiten.

    Was macht eine gute Vereins-Pressemeldung aus?

    Eine Pressemeldung muss nicht nur informativ, sondern auch ansprechend formuliert sein. Beachten Sie dafür die folgenden Punkte:

  • im Präsens schreiben
  • Man-Formulierungen vermeiden (nicht: „man baut eine neue Turnhalle“, sondern: „SV Musterstadt baut eine neue Turnhalle“).
  • Ich- oder Wir-Formulierungen vermeiden
  • keine Fremdwörter verwenden
  • auf Füllwörter und Floskeln verzichten (zum Beispiel regelrecht, besonders, einfach, etwa)
  • Schachtelsätze vermeiden
  • Aktiv statt Passiv (nicht: „Es wird ein neuer Kunstrasenplatz gebaut“, sondern „FC Musterstadt baut einen neuen Kunstrasenplatz“)
  • auf Substantivierungen verzichten und Verben nutzen (Nomen, die aus Verben hervorgehen, zum Beispiel „Bezuschussung des Kunstrasenplatzes durch Musterstadt bewilligt“. Besser: Musterstadt bezuschusst den Kunstrasenplatz“.
  • Synonyme anstatt Wiederholungen verwenden
  • kurze Sätze bilden (maximal 15 Wörter pro Satz)
  • sachlich und nüchtern formulieren (keine Wertung, Selbstlob oder Superlative)
  • Aussagen mit Quellen belegen (Studien, Zitate)
  • Pressemitteilung von Verein wird korrigiert.
    Eine Pressemitteilung mit Fehlern wirkt unprofessionell und wird weniger wahrscheinlich gedruckt.

    Wichtig: Lassen Sie Ihre geschriebene Pressemitteilung immer von einer weiteren Person korrigieren, damit Sie Fehler bei Rechtschreibung, Grammatik und Textkohärenz (Sinnzusammenhang) vermeiden.

    Tipp: Fügen Sie Ihren Text in ein kostenloses Textanalyse-Tool ein. Wortliga.de zeigt Ihnen zum Beispiel, welche Sätze oder Wörter zu lang sind, welche Füllwörter Sie streichen können oder ob der Text Passivkonstruktionen enthält.

    Die Außenwirkung Ihres Vereins

    Eine gute Pressemitteilung stärkt die Außenwirkung Ihres Vereins positiv. Warum Pressearbeit für Vereine wichtig ist und wie die Pressearbeit im Verein umgesetzt werden kann, erfahren Sie in unserem Artikel „Pressearbeit für Vereine“.

    Aber nicht nur eine gute Kommunikation nach außen ist wertvoll, auch das Auftreten sorgt für Wiedererkennung und ein gutes Image. Wie wäre es zum Beispiel mit einheitlichen neuen Trikots? In unserem 3D-Konfigurator können Sie hochwertige Trikots ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten.

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    Bildnachweis: Titelbild: mapodile/iStock, Bild 1: lechatnoir/iStock, Bild 2: owayo, Bild 3: alvarez/iStock, Bild 4: simonkr/iStock, Bild 5: LightFieldStudios/iStock, Bild 6: AndreyPopov/iStock.