Presseverteiler aufbauen als Verein

So bauen Sie Kontakt zu Journalisten auf und pflegen Ihren Vereins-Presseverteiler

Sie wollen einen Presseverteiler für Ihren Verein aufbauen und die Pressearbeit fördern? Sehr gut, denn gute Kontakte zur Presse sind Gold wert: So bleiben die Leser über Ihren Verein, die Aktionen und Veranstaltungen immer up to date. Lesen Sie, wie Sie einen Presseverteiler für Ihren Verein erstellen und pflegen.

Mann im Homeoffice mit Laptop und Telefon

Welche Medien und Journalisten sind relevant?

Für den Aufbau eines Presseverteilers für Ihren Verein sind zunächst einmal all jene Medien, Zeitungsrubriken und Journalisten interessant, die inhaltlich mit dem Verein zusammenpassen. Denn dort treffen Sie auf Ihre Zielgruppe und die richtige Leserschaft.

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Das heißt: Nachrichten zu Sportvereinen sind in einer Zeitschrift für energieeffizientes Bauen eher deplatziert und finden auch bei einem Medizinjournalisten nur geringes Interesse. Eine sportliche Meldung passt jedoch hervorragend in den Sport- oder Lokalteil einer Tageszeitung. Exakt lässt sich die Linie nicht immer ziehen, denn weitere Kriterien wie

  • Geschlecht
  • Alter
  • Bildungsstand
  • Einkommen
  • Stellung in der Gesellschaft
  • spielen bei der Suche nach den geeigneten Lesern eine entscheidende Rolle. Haben Sie beispielsweise auch junge Mitglieder in Ihrem Verein, erreichen Sie diese Leser eventuell in einer Zeitung oder Zeitschrift für Jugendliche, in der es um Musik oder Kosmetik geht – in der es aber auch eine Rubrik „Vermischtes“ gibt. Der inhaltliche Fokus ist nicht immer alleine ausschlaggebend.

    Entscheidend für die Wahl der Medien für den Aufbau des Presseverteilers sind neben dem Inhalt auch Reichweite und Auflage.

    Magazine Stapel auf einem Tisch

    Tipp: Mit individuell erstellten Presseverteilern erhöhen Sie Ihre Chancen „gehört zu werden“ – im Vergleich zu gekauften Adress- oder Verteilerlisten von Journalisten. Denn die Redakteure solcher Listen erhalten häufig Post und sind tendenziell schneller „gelangweilt“ oder „zu beschäftigt“, um jede E-Mail zu öffnen. Interesse wecken kreative Newsletter mit starken Bildern, beispielsweise vom Sommerfest oder den neuen personalisierten Fußballtrikots oder Handballtrikots des Vereins.

    Basketballtriktos selbst gestalten

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    Fußballtrikots selbst gestalten

    Fußballtrikots selbst gestalten

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    Eishockeytrikots selbst gestalten

    Eishockeytrikots selbst gestalten

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    Wie finde ich die passenden Medien?

    Eine gute Übersicht über alle verfügbaren Tageszeitungen finden Sie auf der Seite des Bundesverbandes Digitalpublisher und Zeitungsverleger e.V. (bis 2019 Bundesverband Deutscher Zeitungsverleger).

    Eine Übersicht zu den publizierten Fachzeitschriften in deutscher Sprache liefern die Online-Datenbank United-Kiosk, die Website fachzeitungen.de und der Zeitschriften-Informations-Service (ZIS).

    Informationen zu den Reichweiten der einzelnen Medien stellen die Informationsgemeinschaft zur Feststellung der Verbreitung von Werbeträgern e.V. (IVW) und die Arbeitsgemeinschaft Online Forschung (agof) regelmäßig zur Verfügung.

    Tipp: Nicht immer sind die bekanntesten Zeitungen oder Zeitschriften mit der höchsten Auflage die beste Wahl für einen Presseverteiler. In regionalen Medien, lokalen Wochenzeitungen, Anzeigenblättern oder sogar Firmenzeitschriften steckt erhebliches Potenzial. Besser: Klein anfangen und dann wachsen. Auch Newsletter und regelmäßige Postings über Ihre Social-Media-Kanäle eignen sich hervorragend für die Pressearbeit.

    Wie baue ich Kontakt zu Journalisten auf?

    Wenn der Vereins-Presseverteiler steht, ist der nächste Schritt, Kontakte zu den Journalisten zu knüpfen. Dazu können Sie in den zuvor ausgewählten Medien recherchieren, welche Redakteure regelmäßig über Ihre Themen schreiben. Manchmal stehen die Namen direkt beim Artikel. Üblicherweise hat jedes Ressort mindestens einen themenverantwortlichen Redakteur. Den Namen finden Sie bei Printmedien im Impressum. Alternativ rufen Sie kurzentschlossen in der Redaktion an und fragen nach, wer das Ressort betreut.

    Frau im Homeoffice am Telefon

    Jetzt haben Sie die Namen – fehlt die E-Mail-Adresse. Diese stehen manchmal im Impressum und gelegentlich erhalten Journalisten eigene Autorenseiten, auf denen die E-Mail-Adresse verlinkt ist. Wenn nicht, können Sie einen Versuch machen, indem Sie den Namen des Redakteurs und den Domänenteil der E-Mail-Adresse (dem hinteren Teil, nach dem @) zusammensetzen, z.B. frank.stauber@handballwoche.de. Am besten aber versuchen Sie, die richtige Adresse telefonisch herauszufinden.

    Vermeiden Sie möglichst allgemeine Verteiler-Adressen wie „info@...“ – hier lauert die Gefahr, dass Ihre Mails im Nichts landen.

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    Direkte Kontakte zu Journalisten finden Sie außerdem über die sozialen Medien: auf Facebook, Xing, LinkedIn, YouTube oder über Twitter.

    Recherchieren Sie auch freie Journalisten. Beim Berufsverband freier Journalisten können Sie Journalisten nach Themengebieten suchen.

    Tipp: Auch auf Messen können Sie Kontakte zu Journalisten knüpfen beziehungsweise Magazine entdecken, die Sie noch nicht auf Ihrer Liste haben.

    Welche Daten gehören in den Presseverteiler?

  • Titel des Mediums – vollständiger Name des Mediums
  • Typ des Mediums — Online, Print oder Radio
  • URL – bei Online-Medien der Link zum Medium
  • Postanschrift – Adresse des Mediums für Postsendungen
  • Mediadaten – Reichweite und Erscheinungsweise (täglich, wöchentlich, monatlich)
  • Ansprechpartner – Name des Redakteurs
  • Titel – Position des Redakteurs
  • Themenschwerpunkte – in welchen inhaltlichen Bereichen ist der Redakteur tätig
  • Telefonnummer – Durchwahl des Redakteurs
  • E-Mail-Adresse – exakte E-Mailadresse des Redakteurs
  • Social Media Daten – Twitter-, Xing- oder LinkedIn-Adresse
  • Besonderheiten – Infos zu Wünschen des Redakteurs
  • Redaktionsschluss – Zeitpunkt, ab dem keine News mehr berücksichtigt werden
  • Hinweis: Der Presseverteiler sollte so angelegt werden, dass theoretisch auch eine „fremde“ Person leicht damit arbeiten kann, alle wichtigen Informationen sofort parat hat und versteht.

    Idealerweise legen Sie den Verteiler so an, dass Sie innerhalb der Liste sortieren oder filtern können. Excel-Tabellen ermöglichen diese Funktionen. Für große Unternehmen und deren entsprechend umfangreichen Presseverteiler eignen sich spezielle CRM-Systeme (Customer Relationship Management).

    Wie pflege ich einen Presseverteiler?

    Der beste Presseverteiler für Ihren Verein ist nicht viel wert, wenn Sie ihn nicht regelmäßig auf den neuesten Stand bringen. Denn auch bei Zeitungs- und Zeitschriftenverlagen gehen Mitarbeiter in Elternzeit, wechseln den Job oder die Funktion. Und gelegentlich verschwinden auch Zeitschriften oder Zeitungen vom Markt, fusionieren oder werden umfirmiert.

    Frau im Homeoffice mit Skripten

    Daher sollten Sie nach jedem Pressemailing die Rückläufer genau unter die Lupe nehmen. Oft stehen beispielsweise in Abwesenheitsnotizen die direkten Kontakte für die Vertretung. Nehmen Sie sich also unbedingt Zeit, die Mailing-Retouren einschließlich der Fehlermeldungen in Ruhe durchzusehen. Und scheuen Sie nicht davor zurück, telefonisch nachzuhaken oder Kontakte zu löschen.

    Denken Sie auch daran, in regelmäßigen Abständen weiter nach neuen Kontakten oder Medien zu suchen.

    Einen Presseverteiler aufbauen kostet Ausdauer

    Einen Presseverteiler aufzubauen, bedeutet Arbeit. Aber diese Arbeit lohnt sich. Betrachten Sie es als Investition für die Zukunft. Übertragen Sie diese Aufgabe einer zuverlässigen, gründlichen und durchaus ein bisschen hartnäckigen Person. Denn für die Pressearbeit benötigen Sie neben einem guten Fingerspitzengefühl einen langen Atem.

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    Bildnachweis: Titelbild: m-imagephotography / gettyimages, Bild 2: horstgerlach / gettyimages, Bild 3: PeopleImages / gettyimages, Bild 4: Morsa Images / gettyimages